Capital Facilities and Technology Needs (CFTN)



Solano County Electronic Health Record (EHR) Implementation Project

After a long period of study leading to a competitive procurement, Solano County entered into a contract with Netsmart Technologies to purchase the Avatar EHR product

What is an EHR?

An EHR automates the workflow in a medical practice providing administrative support and clinical staff with electronic tools to accomplish and document their daily work. Electronic records replace paper charts, providing increased access to the record.

Why Now?

• Financial incentives are available from the federal government for acquiring and making “Meaningful Use” of an EHR.
• The Mental Health Services ACT (MHSA) provides dedicated funding for technology projects
• Existing systems and procedures are costly and outmoded.

What does this mean to the individuals who will use the system?

To Administrative Staff:
• Increased automation of service entry and billing processes
• Improved credentialing and tracking of contract providers license information.
• Electronic authorization and tracking of services

To Clinicians:
• New tools to assist in assessment and treatment plan.
• Progress notes will be done in an integrated system with easy access to treatment plans and past notes.
• Easy access to consumers charts.
• Tools for mobile data entry for individuals meeting consumers in the field

To Physicians:
• Electronic prescribing of medications (late 2013)

To Consumers:
• Records available to clinicians no matter which county facility you visit.
• More legible records
• Less risk of medication errors
• Access to a personal health record containing key information about your health.
• Better access to your information from county facilities in case of an emergency.

When is this happening?

The project is being implemented to several stages. Phase One which will “Go Live on July 1, 2013 includes:

• Avatar Practice management software that records client admission, account management, leave, discharge, treatment and census data
• Avatar Managed Services Organization Software that is used to authorize and track services provided by contract providers
• Electronic Progress notes and treatment plans
• Some limited scheduling capabilities

Phase Two which will go live in late 2013 or early 2014 will include:
• Avatar Clinical Workstation - Assessments, Treatment Plans
• Full Scheduling Capability
• Medication Management (E-prescribing)
• Point-of-Service Document Imaging and Scanning
• Electronic Signatures
• Mobile Connect (Remote access for field workers )

Phase Three focuses on connecting the EHR to the consumer and other health care organizations and will go line in the spring or summer of 2014. 


Solano County Health Electronic Record (EHR) de ejecución del proyecto

Después de un largo período de estudio que conducen a un proceso competitivo, Solano County celebraron un contrato con Tecnologías Netsmart para comprar el producto EHR Avatar

¿Qué es un EHR?

Un EHR automatiza el flujo de trabajo en un consultorio médico de apoyo administrativo y el personal clínico con instrumentos electrónicos para realizar y documentar su trabajo diario. Los registros electrónicos reemplazar las cartas de papel, proporcionando un mayor acceso al expediente.

¿Por qué ahora?

• Los incentivos financieros están disponibles por parte del gobierno federal para adquirir y hacer "uso significativo" de un EHR.
• La Ley de Servicios de Salud Mental (MHSA) provee fondos dedicados a proyectos de tecnología
• Los sistemas y procedimientos existentes son costosas y anticuada.

¿Qué significa esto para las personas que van a utilizar el sistema?

Al personal administrativo:
• Aumento de la automatización de los procesos de entrada de servicio y facturación
• Mejora de acreditación y seguimiento de la información de licencia de derechos proveedores.
• Autorización Electrónica y seguimiento de los servicios

Para los médicos:
• Nuevas herramientas para ayudar en el plan de evaluación y tratamiento.
• Las notas de progreso se hace en un sistema integrado, con fácil acceso a los planes de tratamiento y las notas anteriores.
• Fácil acceso a los gráficos de los consumidores.
• Herramientas para la entrada de datos móviles para los consumidores particulares de reuniones en el campo

Para los médicos:
• La prescripción electrónica de medicamentos (finales de 2013)

Para los consumidores:
• Registros a disposición de los clínicos no importa que usted visita las instalaciones del condado.
• Más registros legibles
• Menor riesgo de errores de medicación
• El acceso a un registro personal de salud que contiene información clave acerca de su salud.
• Mejor acceso a la información de las instalaciones municipales en caso de una emergencia.

Cuando sucede esto?

El proyecto está siendo implementado para varias etapas. Fase Uno que va a "Go Live el 1 de julio de 2013 incluye:

• Practicar Avatar de software de gestión que registra la admisión cliente, gestión de cuentas, permisos, aprobación de la gestión, el tratamiento y los datos del censo
• Avatar de software administrado Organización de Servicios que se utiliza para autorizar y controlar los servicios proporcionados por los proveedores de contratos
• Notas de Progreso electrónicos y planes de tratamiento
• Algunas funciones de programación limitadas

La segunda fase, que comenzará a funcionar a finales de 2013 o principios de 2014 serán los siguientes:
• Avatar Clinical Workstation - Evaluaciones, Planes de Tratamiento
• Capacidad de programación completa
• Administración de medicamentos (recetas electrónicas)
• Punto de Servicio Document Imaging y Scanning
• Firma Electrónica
• Mobile Connect (acceso remoto para los trabajadores de campo)

Fase Tres se enfoca en conectar la HCE para el consumidor y otras organizaciones de atención de salud y saldrá a la línea en la primavera o el verano de 2014.